職場新必修:3個在家工作的高效守則,你具備了嗎?

如果你是在家/遠距工作的新手、需帶領在家工作團隊的組長或主管,希望看完這篇文章,你能真正認清到『自己/團隊在家工作的現況與能力』,並透由參考此篇文章中的實戰守則,進而優化工作效率與生活品質,降低不適感。

發表於 2022- 05- 04   |   產業新聞   |   Katy Tu
職場新必修:3個在家工作的高效守則,你具備了嗎?

「在家/遠距工作」後,你的工作效率變好了嗎?

「在家/遠距工作」後,你與主管、夥伴間的溝通還好嗎?

「在家/遠距工作」後,你的生活品質變更好了嗎?

如果你是在家/遠距工作的新手、需帶領在家工作團隊的組長或主管,看完這篇文章,你能:

  1. 能真正意識到『在家工作已成了常態』,因此深知「如何在家工作」將可能成為職場新必修項目。

  2. 能真正了解到『疫情現況是一場看不到終點的馬拉松』,因此需要時間來調整與優化,是很正常的,無需期待自己/團隊能馬上找到合適的節奏。

  3. 能真正認清到『自己/團隊在家工作的現況與能力』,並透由參考此篇文章中的實戰守則,進而優化工作效率與生活品質,降低不適感。

以下提供團隊在家工作後,一起執行的3個守則,也是讓我們「在家工作」無不適感的關鍵。


守則一、建立在家工作儀式,維持生活步調

在家工作後,你面臨到的第一個挑戰是什麼?

因為環境沒改變,心境無法從休息狀態切換成工作狀態?

因為在家工作,把原本白天要做的工作拖延到晚上執行?

那你有沒有想過,或許替自己建立一個啟動工作以及結束工作的儀式,能幫助你在生活與工作狀態中切換自如呢?

  1. 平常什麽樣子出現在辦公室就怎麼打扮。

  2. 平常有吃早餐、喝拿鐵、道早安的習慣就照舊,且為自己設置好「辦公區」。

  3. 條列清楚今天的待辦項目,提醒自己效率完成,避免影響到休息與生活品質。
    打開待辦事項,將緊急重要/今天必須完成的工作項目,標記起來; 在心態上則會提醒自己,別犯懶!務必妥善利用一早較無人中斷的時段高效率完成,避免讓一天中臨時、緊急的工作項目,影響用餐、午休與下班時間。有這個念頭後,便會帶著一點壓力感與動力,進入全然專注的工作模式。

  4. 時間到了就要收工,放過自己也放過團隊隊友。
    以「與團隊約定好,固定時間必須完成今日工作的回報與溝通」,作為一天工作的結束,且安心地結束這一天。


守則二、協議工作守則,當彼此好隊友

開始在家工作後,你會不會覺得老闆、主管有些緊迫盯人?

平常走到同事座位旁邊就能快速請教的問題,現在則會心想「現在致電過去會不會打擾到對方」、「還是傳訊息請教好了」?

在家工作後,我們面臨到的問題不僅是換個地方工作,而是溝通、合作方式的改變。

因此,事先與團隊協議好工作守則、盡量避免彼此各自揣測,是非常重要的。

那有哪些項目可以事先達成共識呢?

  1. 為了避免主管對團隊在家工作的上班時間質疑,我們可以:
    於團隊群組中,在固定時間用「道早安」的方式,開啟工作的一天。

  2. 為了避免團隊,模糊了下班的時間界線,我們可以:
    在「固定時間內」完成今日工作回報與溝通,作為一天工作的結束。

  3. 為了避免主管因看不到人、擔心團隊偷懶,所以緊迫盯人,我們可以:
    在每週一事先制定好本週目標計畫,並與主管確認對齊,讓彼此關注產出與結果,而非妄自揣測過程。

看完後,你有沒有發現:其實我們現在面對的很多問題都是因為「沒事先溝通好、講清楚」呢?

與其猜測主管與同事的想法,不如一起先協議好工作守則,避免「不信任感」、「各自揣測」、「自我感覺」等問題,不妨將這幾個撇步分享給你的同事,一起當彼此在家工作的好隊友吧!


守則三、主動溝通詢問,訊息分級管理

你會不會覺得在家工作後,常會有以下內心OS:

  1. 想請教夥伴問題時,會擔心中斷打擾到對方。

  2. 做事做到一半,突然被通話中斷,發生太頻繁而導致工作效率下降。

  3. 因為不清楚事件急迫性,所以每則訊息都秒讀秒回、緊張兮兮。

這邊,兩個方法可以提供給大家參考:


方法 1、主動溝通詢問

主動詢問主管、夥伴這個項目的急迫程度,以及可以直接與對方溝通說明:「因為現在正在進行某個項目,預計的結束時間為何」,並與對方約好之後的討論時間。


方法 2、協議好並定義清楚訊息級別

以我們團隊為例,我們會視事件緊急優先程度去分類與定義: 如:[S]、[A]、 [B]、 [C] + 訊息內容。

*注意事項:訊息分級與代號請以簡單、易記憶、基數少為原則。

透過以上方式,讓彼此清楚:

什麼訊息應該即時處理?(重要/緊急)

什麼訊息可以晚點回?什麼事情用 LINE 文字訊息?

什麼事情用通話?(可另外自行設計)

 

如果你是公司主管、HR,建議可以參考上述三個實戰守則,帶領團隊一起建立合適你們的『在家工作守則』,讓彼此的合作更輕鬆。

如果你是團隊中的一員,光靠自己的力量去推動確實不容易,建議可以將此篇分享給與你關係良好的 mentor、team lead、partners,透過從少數人做起,慢慢影響與改善團隊。這讓我想起商業思維學院的院長 Gipi 曾分享的一句話:「領導,不是一種能力,而是一種選擇。 當你選擇了承擔,選擇了改變,你就是領導者。」

 

希望本篇實際運用於團隊的分享,能讓你想到其他點子與作法!

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