在日常生活中，我們很常會收到許多的任務，完成任務大多來說不難，然而困難的是，任務在過程中會有許多的變化，這些變化包含，過程中一直的修改、過程中發生意外、結果不如預期、預算超出等等，管理這些變化其實正是一個任務困難的地方，有什麼方法可以讓我們有條理的處理這些任務，才能讓這些任務盡在掌握中?
專案是什麼
專案這個詞，在日常生活中，經常被提及，然而什麼是專案? 試想假如我們今天收到一件事情要做，我們會如何理解它，是工作、任務、指令、還是計劃?，其實專案並非指重複性、週期性或是例行性的工作，專案是一個獨特性的存在，在維基百科的定義中，專案是為完成某一獨特的產品或服務所做的臨時性努力。臨時性是指計畫有確定的開始日期和結束日期。獨特意味著專案的最終結果不重複。
專案管理管什麼
當了解何謂專案後，緊接著我們會去思考著如何管理專案，專案管理，即表示面對這樣一個臨時性且獨特性的計劃，要如何能夠將其有條理的組織、規劃、並能夠朝著目標，如期如質如預算的執行。專案管理，主要在控管的部分有哪些? 專案管理在管的有: 目標、需求、分工、計劃、執行、溝通與風險。
專案管理的要訣
專案管理從一開始的需求就會需要開始對齊。一般對齊需求需要的要素有具體溝通、範疇規劃、理解需求背後需要解決的問題，來釐清此次的專案要解決的核心問題是什麼。定義完需求之後，會進行目標的管理，來量化欲達成的結果。中間過程，則是分工管理與執行管理，分工管理最重要的步驟，是任務拆解，我們會需要把任務拆成一個個步驟，並且安排好優先順序，方能將工作有效的交付給不同的協作人員，以及讓大家了解應該要做什麼。最後，則是成果的交付，一般為了控管交付的品質，許多人會採取逐步交付的方式，來減少錯誤產生。但專案管理中最重要的，則是將這些不穩定與不確定的因素得到恰當的控管。
風險處理的四種方式
我們知道，專案在處理的是臨時性且獨特性的需求，因此不確定與變化的變因佔了專案管理很重要的部分，因此在處理專案時，也同時需要好好的控管風險，以下是專案管理控管風險的四種方式:
- 1. 規避
第一種方式是規避，也就是直接處理掉，避免這個風險的產生。例如一個專案到了尾聲，發現還有一些東西尚未完成，可能會透過額外的時間或成本直接去進行彌補，以預防案子發生錯誤。 - 2. 減緩
第二種方式是減緩，也就是尋找替代方案代替，原先使用A方案是最好的方式，但是在進行過程中，發現無法如實使用A方案，因此透過尋找B方案，來解決，或許B方案不是最好的方式，但能夠達到緩衝的作用。 - 3. 移轉
第三種方式是移轉，也就是將風險轉嫁到其他的地方，最常見的例子即為保險，當意外發生的成本可能太高到無法承受，我們會透過委外或是保險的方式，讓意外的承擔由第三方來化解。 - 4. 承受
第四種方式是承受，也就是直接的面對，當風險發生，也許造成金錢的損失或是額外成本的產生，假設這個成本是在可承受範圍，我們也能夠透過直接承受來將風險化掉。
結論 : 專案管理是不確定性與變動性的管理
其實專案管理，就是不確定與變動性的管理，面對一個獨特的案子，我們沒有先前的案例或數據讓我們有跡可循，只能透過過程中的摸索與規劃來一一處理，因此不確定的因子就會非常多有變化、有修改、有意見不一、有人員管理等等，管理這些不確定的因子，如何讓專案如期如質如預算的完成，正式專案管理的核心精神所在。
