如何讓任務盡在掌握中? 專案管理的秘訣

在日常生活中,我們很常會收到許多的任務,完成任務大多來說不難,然而困難的是,任務在過程中會有許多的變化,我們該如何去管理這些的變化,才能讓這些任務盡在掌握中?

發表於 2021- 11- 25   |   行銷分析   |   Frank Chien
如何讓任務盡在掌握中? 專案管理的秘訣

在日常生活中,我們很常會收到許多的任務,完成任務大多來說不難,然而困難的是,任務在過程中會有許多的變化,這些變化包含,過程中一直的修改、過程中發生意外、結果不如預期、預算超出等等,管理這些變化其實正是一個任務困難的地方,有什麼方法可以讓我們有條理的處理這些任務,才能讓這些任務盡在掌握中?


專案是什麼

專案這個詞,在日常生活中,經常被提及,然而什麼是專案? 試想假如我們今天收到一件事情要做,我們會如何理解它,是工作、任務、指令、還是計劃?,其實專案並非指重複性、週期性或是例行性的工作,專案是一個獨特性的存在,在維基百科的定義中,專案是為完成某一獨特的產品或服務所做的臨時性努力。臨時性是指計畫有確定的開始日期和結束日期。獨特意味著專案的最終結果不重複。


專案管理管什麼

當了解何謂專案後,緊接著我們會去思考著如何管理專案,專案管理,即表示面對這樣一個臨時性且獨特性的計劃,要如何能夠將其有條理的組織、規劃、並能夠朝著目標,如期如質如預算的執行。專案管理,主要在控管的部分有哪些? 專案管理在管的有: 目標、需求、分工、計劃、執行、溝通與風險。


專案管理的要訣

專案管理從一開始的需求就會需要開始對齊。一般對齊需求需要的要素有具體溝通、範疇規劃、理解需求背後需要解決的問題,來釐清此次的專案要解決的核心問題是什麼。定義完需求之後,會進行目標的管理,來量化欲達成的結果。中間過程,則是分工管理與執行管理,分工管理最重要的步驟,是任務拆解,我們會需要把任務拆成一個個步驟,並且安排好優先順序,方能將工作有效的交付給不同的協作人員,以及讓大家了解應該要做什麼。最後,則是成果的交付,一般為了控管交付的品質,許多人會採取逐步交付的方式,來減少錯誤產生。但專案管理中最重要的,則是將這些不穩定與不確定的因素得到恰當的控管。


風險處理的四種方式

我們知道,專案在處理的是臨時性且獨特性的需求,因此不確定與變化的變因佔了專案管理很重要的部分,因此在處理專案時,也同時需要好好的控管風險,以下是專案管理控管風險的四種方式:

  1. 1. 規避
    第一種方式是規避,也就是直接處理掉,避免這個風險的產生。例如一個專案到了尾聲,發現還有一些東西尚未完成,可能會透過額外的時間或成本直接去進行彌補,以預防案子發生錯誤。
  2. 2. 減緩
    第二種方式是減緩,也就是尋找替代方案代替,原先使用A方案是最好的方式,但是在進行過程中,發現無法如實使用A方案,因此透過尋找B方案,來解決,或許B方案不是最好的方式,但能夠達到緩衝的作用。
  3. 3. 移轉
    第三種方式是移轉,也就是將風險轉嫁到其他的地方,最常見的例子即為保險,當意外發生的成本可能太高到無法承受,我們會透過委外或是保險的方式,讓意外的承擔由第三方來化解。
  4. 4. 承受
    第四種方式是承受,也就是直接的面對,當風險發生,也許造成金錢的損失或是額外成本的產生,假設這個成本是在可承受範圍,我們也能夠透過直接承受來將風險化掉。


結論 : 專案管理是不確定性與變動性的管理

其實專案管理,就是不確定與變動性的管理,面對一個獨特的案子,我們沒有先前的案例或數據讓我們有跡可循,只能透過過程中的摸索與規劃來一一處理,因此不確定的因子就會非常多有變化、有修改、有意見不一、有人員管理等等,管理這些不確定的因子,如何讓專案如期如質如預算的完成,正式專案管理的核心精神所在。

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