專案管理不是 PM 專屬技能

一起來讓生活或工作更順利吧

發表於 2022- 05- 25   |   行銷分析   |   Jerry Wang
專案管理不是 PM 專屬技能

你覺得什麼是專案

所謂的專案又可稱為計畫、項目,可能是為了完成某一個獨特的產品或服務所做的臨時性努力。獨特指的是結果不重複,臨時性指的是有明確開始日期和結束日期。很多人以為專案就是限於工作當中,但舉反你在生活中做的很多規畫其實也是專案的一種,例如,你打算幫家庭安排一個日本自由行之旅,這是專案;你打算舉辦一場國小同學會,這也是專案。

所以專案管理並不是只有 PM (Project Manager) 才需要學習的,更可以說每個人都需要學習箇中知識,讓你在生活中或工作中都可以更順利。


專案管理管什麼

為什麼大企業非得要一個特別的職位來管理專案呢?照理說專案內的每一件事情都可能有相對應的人員在處理,何必需要一個人特別來看顧呢?一個專案從啟動到結束,過程中可能會有客戶突然跟你說要改需求,又或者負責團隊有人離職沒有足夠人力可以應付等諸如此類,因此 PM 頭一個任務最需要管理就是不確定性跟變更。


不確定性是什麼

任何事情你沒有十足把握,這就是不確定性,因此在專案開始前的工作是先辨識不確定性,列出不確定清單,藉此解決不確定因素,這樣才有辦法再依據你想要的目標擬定計畫。那不確定性如何去辨識呢?我們可以分別從六個面向來看,技術、需求、時程、資源、預算、人力。我們就舉例要安排一個五天四夜的日本自由行學習如何從上述六個面向辨識不確定性。

技術:今天要去日本北海道,如果不會日語是否可以順利搭大眾運輸,如果預定的民宿找不到要怎麼問房東或問路。
需求:今天去日本北海道旅遊是爸媽夢寐以求呢,還是單純你自己私心,還是因為剛好機票便宜。
時程:四月去北海道好嗎?四月北海道有什麼可以觀光的呢?那時候全家人可以喬出時間一起出國嗎?
資源:機票會不會好搶?飯店訂的到合適的嗎?需要預先換多少日幣在身上?
預算:安排一趟旅程沒有錢,其他安排在怎麼完美都白談了。你預計帶全家人出去花多少錢?是需要刷卡,還是可以現金馬上支付?
人力:想要去北海道滑雪,那有教練嗎?如果想要自駕,那有人會右駕嗎?


如何排除不確定性

不確定性是專案中嚴重的潛在風險,因此需要及早排除,越晚只會病入膏肓,因此有一個小技巧,那就是看證據,不要相信所謂的保證或承諾。

舉例專案過程中有一個項目需要一個禮拜完成,距離截止日還有10天,有時候我們最常遇到的情況就是詢問對方說10天後要完成喔,你可以嗎?往往對方一定跟你說沒問題,但是可能到截止日前一天才發現對方完成度還不到50%。

如果為了避免這種情況發生,首先我們絕對不要相信對方的保證或承諾,因為這都是不確定的。首先可以先請對方擬定計畫,10天期間要如何安排,最終打算交付怎樣的成果出來,屆時這10天就會依據對方計畫來掌控,這樣另外的好處還有如果過程中不符合期待,還有足夠時間可以調整。


結論

當然專業的 PM 還有許多知識與技巧在其中,但身為一般工作者學習一些專案管理的技巧也可以幫助你在生活中或工作中順利許多。

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